Compliance und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
1. Compliance
1.1 Grundsatz
Die Unternehmen der Unternehmensgruppe Stadtwerke Bielefeld bestehend aus Stadtwerke Bielefeld GmbH, moBiel GmbH, BBF Bielefelder Bäder und Freizeit GmbH, BITel Gesellschaft für Telekommunikation mbH, Bielefelder Netz GmbH, Interargem GmbH, MVA Bielefeld-Herford GmbH und Enertec Hameln GmbH (nachfolgend zusammen als "SWB-Gruppe" bezeichnet) verstehen unter "Compliance" die Orientierung unseres unternehmerischen Handelns an den Grundsätzen ihrer Unternehmenskultur wie sie im Verhaltenskodex niedergelegt ist. Zu diesen Grundsätzen gehört vor allem das Prinzip der Selbstverantwortlichkeit auf der Basis gemeinsamer Werte.
Die Compliance-Organisation der SWB soll deshalb von ihren Arbeitnehmern nicht nur befolgt, sondern aufgrund des eigenverantwortlichen Handelns jedes einzelnen Arbeitnehmers auch ständige Verbesserungen erfahren und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
Wesentlicher Bestandteil der Compliance-Organisation der Unternehmen der Unternehmensgruppe Stadtwerke Bielefeld ist die Schaffung von Möglichkeiten zur Meldung von Compliance-Verstößen.
1.2. Hinweisgebersystem
Am 2. Juli 2023 ist das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt insbesondere die Einrichtung interner Meldestellen, die Bearbeitung eingehender Meldungen sowie den Schutz von Hinweisgebern.
Bereits seit 2018 haben wir in der Unternehmensgruppe Stadtwerke Bielefeld ein elektronisches Hinweisgebersystem eingerichtet. Dieses Hinweisgebersystem ist über die Webadresse
https://www.bkms-system.com/swb-gruppe
von überall erreichbar. Hier können Hinweise zu den einschlägigen Themenkomplexen sowohl namentlich als auch anonym abgegeben werden. Durch Einrichtung eines geschützten Postkastens kann unter Wahrung der Anonymität mit der/dem Hinweisbearbeiter:in kommuniziert werden.
Als interne Meldestelle für die Unternehmen der Stadtwerke Bielefeld Gruppe steht der Compliance-Beauftragte unter
E-Mail: compliance(at)stadtwerke-bielefeld.de
Telefon: 0521-51-4027
zur Verfügung.
Meldungen können in mündlicher Form (persönlich, Telefon, Sprachübermittlung), in Textform (schriftlich oder per E-Mail) oder über das Hinweisgebersystem vorgebracht werden.
Die Unternehmen der Stadtwerke Bielefeld Gruppe stellen über die Meldestelle die ordnungsgemäße Meldungsbearbeitung und Dokumentation sowie den erforderlichen Schutz der Hinweisgeber:innen und die ggf. notwendige Vertraulichkeit der Meldung sicher.
Mit dem elektronischen Hinweisgebersystem sowie der Compliance-Organisation, der Errichtung der internen Meldestelle, der gelebten offenen Compliance-Kommunikation sowie dem Verfahren zur Meldungsbearbeitung soll ein Anreiz geschaffen werden, dass Hinweise zuerst an die interne Meldestelle oder das Hinweisgebersystem gemeldet werden.
Seitens der Bundesrepublik wurden zum Inkrafttreten des Gesetzes drei externe Meldestellen zur Verfügung gestellt:
- Grundsätzlich zuständig ist die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz nach § 19 HinSchG.
- Für Hinweise, die Fragen der Finanzdienstleistungsaufsicht oder Versicherungsunternehmen betreffen, ist die BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) nach § 21 HinSchG die richtige externe Hinweisgeberstelle.
- Hinweise zu kartellrechtlichen Fragen sind nach § 22 HinSchG an die Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamtes zu richten.
Informationen zur Abgabe eines entsprechenden Hinweises finden sich auf allen vorgenannten Internetseiten. Besonders detaillierte Informationen zur Meldung von Verstößen, zum Datenschutz sowie ein FAQ-Katalog gibt es auf der Seite des Bundesamtes für Justiz.
Die beim Bundesamt für Justiz eingerichtete externe Meldestelle nimmt Hinweise online sowie auf telefonischem oder postalischem Wege entgegen. Informationen zur Nutzung der Meldekanäle und zum externen Meldeverfahren sind auf der Internetseite der externen Meldestelle des Bundes veröffentlicht. Weitere Regelungen zu Informationen und Beratungen der externen Meldestelle ergeben sich aus § 6 HEMBV = Verordnung über die Organisation der nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einzurichtenden externen Meldestelle des Bundes (Hinweisgeberschutzgesetz-Externe-Meldestelle-des-Bundes-Verordnung – HEMBV)
2. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
2.1. Allgemeines
Mit der Einführung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) hat der Gesetzgeber konkrete Rahmenbedingungen für eine verantwortungsvolle und nachhaltige Wertschöpfung in Lieferketten geschaffen. Als Stadtwerke Bielefeld GmbH („SWB“) sind wir uns unserer Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und den Schutz der Umwelt bewusst. Wir verpflichten uns dazu, in unserem eigenen Geschäftsbereich als auch in unseren Wertschöpfungs- und Lieferketten, die Menschenrechte zu achten und die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) umzusetzen.
2.2. Grundsatzerklärung
Die Geschäftsführung gibt die nachfolgende Grundsatzerklärung ab: Grundsatzerklärung der Stadtwerke Bielefeld GmbH im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
2.3. Menschenrechtsbeauftragter
Zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dem LkSG haben die Unternehmen der Unternehmensgruppe Stadtwerke Bielefeld einen Menschenrechtsbeauftragten benannt. Dieser ist erreichbar unter:
E-Mail: compliance(at)stadtwerke-bielefeld.de
Telefon: 0521-51-4027
2.4. Beschwerdeverfahren
Für Hinweise darauf, dass unser Handeln oder das Handeln unserer Zulieferer im Widerspruch zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Umwelt, Menschen und Ressourcen steht haben wir ein Beschwerdesystem eingerichtet, welches in unser Hinweisgebersystem integriert ist.
Dieses ist erreichbar über die Webadresse
https://www.bkms-system.com/swb-gruppe
2.5. Verfahrensordnung Beschwerdeverfahren
1. Anwendungsbereich und Zweck
Diese Verfahrensordnung gilt für die Stadtwerke Bielefeld GmbH („SWB“) sowie für die Gesellschaften, auf die ein bestimmender Einfluss im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (im Folgenden „LkSG“) ausgeübt wird. Ziel des Beschwerdeverfahrens ist es, frühzeitig auf Missstände hingewiesen zu werden, um diese möglichst vor Schadenseintritt abwenden und geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen zu können.
- Stadtwerke Bielefeld GmbH
- moBiel GmbH
- BBF Bielefelder Bäder und Freizeit GmbH
- BITel Gesellschaft für Telekommunikation mbH
- Bielefelder Netz GmbH
- Interargem GmbH
- MVA Bielefeld Herford GmbH
- Enertec Hameln GmbH
Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb der SWB können hier Beschwerden und Hinweise melden. Bitte geben Sie nur Beschwerden oder Meldungen ab, wenn Sie von ihrer Richtigkeit überzeugt sind.
2. Wie kann eine Beschwere abgegeben werden?
Die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten erfolgen vertraulich und geschützt über ein eigenes Hinweisgebersystem. Hinweisgebende können dabei anonym bleiben, soweit sie dies wünschen und es gesetzlich möglich ist. Die Abgabe eines Hinweises zieht keine negativen Konsequenzen für die hinweisgebende Person mit sich.
Die Abgabe eines Hinweises kann unter folgendem Link erfolgen https://www.bkms-system.com/swb-gruppe
3. Welche Informationen sollte ein Hinweis enthalten?
Wir bitte Sie uns entsprechend ausführliche Informationen zu den von Ihnen genannten Missständen zu übergeben. Dies ist keine Voraussetzung zur Abgabe Ihrer Beschwerde. Genaue Angaben helfen uns jedoch dabei, eine sachgerechte Bearbeitung sicherzustellen.
- In welchem Themenbereich liegt ein Verstoß vor?
- Bei welcher Organisation liegt dieser Verstoß vor?
- Was für ein Verstoß liegt vor?
- Wo ist der Verstoß entstanden?
- Wann ist der Verstoß entstanden und dauert er noch an?
4. Was passiert nach Abgabe Ihres Hinweises?
Nach Eingang eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung und eine automatisch generierte Hinweis-ID zum Vorgang. Die SWB prüft die Beschwerde in einem ersten Schritt auf Plausibilität und bewertet ob aufgrund der eingereichten Informationen hinreichende Anhaltspunkte bestehen, die relevante Verstöße gegenüber dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vermuten lassen. Die SWB nimmt Kontakt mit der hinweisgebenden Person auf und wird hinweisgebende Person über die nächsten Schritte und den zu erwartenden zeitlichen Rahmen informieren. Abschließend erfolgt eine Rückmeldung zum Ergebnis der internen Prüfung und/oder über die daraufhin ergriffenen Abhilfemaßnahmen.
5. Wer bearbeitet Ihre Beschwerde?
Zuständiger Ansprechpartner für alle Hinweise und Beschwerden ist der Menschenrechtsbeauftragte der SWB. Der Menschenrechtsbeauftragte koordiniert alle Anfragen und stellt unter Zuhilfenahme der zuständigen Abteilungen eine schnellstmögliche Beendigung von Verstößen sicher. Der Menschenrechtsbeauftragte ist unparteiisch, und unterliegt einer besonderen Verschwiegenheitsverpflichtung.
6. Dokumentation von Hinweisen
Hinweise werden gem. § 10 Abs. 1 S. 2 LkSG sieben Jahre lang aufbewahrt.
7. Wirksamkeitskontrolle
Das Beschwerdeverfahren wird laufend überarbeitet und mindestens jährlich einer Wirksamkeitskontrolle unterzogen. Zusätzlich werden Erkenntnisse aus der regelmäßigen Risikoanalyse einbezogen. Diese Verfahrensordnung tritt zum 1. Januar 2024 in Kraft.